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智能无纸化会议系统概念、特点及功能

来源:北京大田天韵音响设备有限公司  作者:大田天韵  日期:2017-11-20

智能无纸化会议系统
北京大田天韵音响设备有限公司
一、无纸化会议系统概念: 
无纸化会议系统
无纸化会议系统是使用现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术,通过文件的电子交换实现会议的无纸化。其特征是:文件传输网络化,文件显示电子化,文件编辑智能化,文件输入输出可控化。

无纸化会议系统的一个基本特征是:会议室设有公共视频显示的大屏幕和每个席位单独控制和使用的席位显示器,选择席位显示或称异步显示时,由与会者自行操作该智能终端,此时,该智能终端如同一台独立使用的标准计算机,每个参会者可以自主地在显示公共信号的同步显示或异步显示之间一键切换。

无纸化会议系统涵盖的设备包括音响系统、视频系统、云会议系统、提供会议服务和会议辅助工具的软件系统以及每个席位的屏幕升降或翻转系统、用于公共显示的投影系统或拼接屏,此外网络交换机、中控系统、影碟机、视频矩阵也是会议室中经常需要配置的设备。

如何实现和构建无纸化会议系统,各类系统集成商、软件开发公司已经做了很多尝试。

无纸化会议系统,首先应该是一套智能会议系统。这里的智能不仅仅是对会议室所用设备实现智能管控,也不仅仅是对会议流程提供智能工具和服务,更重要的是要能够实现会议过程、使用方式、甚至是资料检索、会议决策的智能化。同时会议系统必须适应、兼容信息技术发展的日新月异、软件产品的应接不暇,以及由于互联网、云计算、大数据的出现,使后台数据、信息资源爆炸性的增长而提出的智能决策。

以液晶触摸显示终端(液晶触摸显示屏、会议平板等)为中心,整合高清视频及统一通信功能、智能多屏交互共享功能、智能会议室中控、音视频采集和扩声系统等,形成一个“以人为本”的智能化会议体验。其最大程度地在智能显示终端上集成会议多功能(视频签到、呼叫服务、投标表决、短信收发、文档异步查看、会议资料同步显示及手写批注、视频点播或直播、上网浏览,会议发言等)并以模拟仿真的UI形式提供给用户最自然的人机交互界面(支持电容屏多点双指缩放、划屏翻页阅读批注、发送及保存等操作),同时还实现了手机、平板电脑、笔记本电脑等移动终端与智能显示终端的协同工作、智能共享和交互控制。

以下为目前主流的两种形式,第一种折叠翻转式,第二种升降式,均支持手动调整仰角,便于观看角度

 
二 、无纸化会议系统特点


多种液晶屏设计

内置操作系统的升降一体化终端。

内置系统的主屏为15.6寸全高清电容式触屏,电子桌牌7寸液晶显示的水平翻转一体机。

15.6--19英寸液晶屏显示系统。电容屏多点触摸式,查看及操作简单、便捷,系统可支持无线键盘鼠标或手写板外壳外侧内嵌式7寸液晶电子显示桌牌,分辨率为800*480dpi,支持远程人名编辑,背景模板可自定义液晶屏终端为15.6”寸高分辨率(1366*768dpi)真彩数字液晶屏,显示效果清晰亮丽.显示界面专业时尚的UI设计,最大程度地简化用户操作步骤,增强用户会议新体验。

全面支持会议表决投票、多媒体播放、Office文稿、上网、短消息通知等多项常用会议功能

集成同步文稿演示、电子白板、手写批注、主持功能、中控功能、共享到投影仪等高级无纸化会议功能

支持后台配置共享文档、共享视频供终端查阅、播放

文稿演示过程中,可以将演示过程同步到各终端屏幕,也可共享到投影仪或电视机等设备上

各终端可以选择同步观看文稿演示,也可以退出同步演示进行自由异步查看文稿

支持与会者间短消息互发,后台广播消息实时推送

视频点播支持多种音视频格式,允许在移动存储设备以及服务器端之间实现切换

千兆骨干网可满足多点流媒体并发需求,全面支持全高清1080p流媒体视频播放

支持会议内容存档,可设置会后清空或者留存档案

支持后台集控,统一强制切换签到、呼叫、投票、视频、文稿界面及人名显示等功能

支持系统实现远程控制,远程诊断,自动更新和升级

该系统覆盖会前、会中、会后全部流程,提供高品质会议服务,助力实现会议无纸化
支持中控实现远程控制液晶升降,支持手动控制前后仰角调节,最大角度为30度,具有电源保护功能。

三、无纸化会议系统功能

会前准备



会议概况 设置会议基本信息

与会者设置 编辑参会人员列表详细信息

文件分发 上传会议文件,并为文件和文件分类定义权限

投票设置 管理会议投票

首页编辑 编辑开机欢迎界面

人名屏编辑 编辑外侧屏的显示内容(只适用于双面屏产品)

视频管理 配置视频直播、点播

议档案 控制会议过程中的录制选项

会中功能



会议签到 参会人员电子签到管理及状态查询

参会人员 显示参会人员的列表详细信息

会议文件 显示并打开管理员分发的会议文件

同步现场 支持打开文档并同步共享演示文档、批注文档、观看同步演示

会议记录 会议过程随手笔记

电子白板 可在模拟白板上进行手写演示,使会议变得形象生动

交流提示 支持与会者之间实时交流

网页浏览 浏览internet网

个人资料 可以导入本地私有文件

会议投票 提供会议现场的投票表决功能

视频服务 播放视频文件、直播源

PC模式 把无纸化终端作为普通PC电脑使用,并支持全屏共享电脑

主持功能 主席机特有,包括界面强切、投票控制等功能

中控功能 支持统一升降控制、统一关机。也可操作接入中控的设备

会后归档 会议归档 会议过程文件打包备案保存)

录播功能 对多个会议室(1-16)个的摄像头、DVI高清视频、SDI高清视频、标清视频、VGA信号不同类型的信号及音频进录像记录会议内容并拷贝到智能会议服务器

附加增强版功能:外接电脑演示支持
支持外接PC电脑
外接PC电脑可以共享桌面到每个无纸化终端
外接PC电脑可以共享桌面到投影仪
只需外接电脑连入无纸化系统的局域网并运行配套的绿色软件即可

特殊功能



管理与设置:无纸化会议系统管理端拥有丰富的管理与设置功能,包括设备管理、座位编辑、考勤管理与背景设置等功能。分别对会议室座位、终端设备及会议考勤等进行管理与设置

设备管理:可以添加或删除参会平板电脑的Mac地址,编辑席位编号、添加或删除席位等。

座位编辑:用于管理会议室参会者的席位排布,与会者名称等信息。

考勤管理:可以实时查看全体参会者出席情况,能够看到具体席位的出勤人姓名与签到时间。同时可以将此次会议的出勤情况全部导出。

资料管理:会议资料可以进行分级管理,会议助理使用管理端上传资料时可以设置资料使用权限。参会者可自由查看、标注有权限的文档资料。

背景设置:会议助理可以选择会议室背景,也可以自定义新的模板,设置后,统一将背景发送给全体参会者。

资料阅读:参会者可以对现有文档进行查阅,查阅过程中可以做同步的手写批注。
  主讲人将本地操作同步全体人员时,全体参会者可以选择同步观看会议文件演示,也可以在观看的同时,自主查看其他会议资料。(主要包括常用的word、PPT等文档)

会议议程:会议助理可以在管理端编辑会议议程,并发布会议议程,发布会议议程后,全体参会者都可以在本地Pad查看会议议程的具体内容;会议助理也可以将会议议程切换到大屏幕,全体参会者无需自己动手操作,即可看到大屏幕的会议议程全部内容。

会议投票:需要全体参会者参与意见表决时,会议助理在管理端可以直接发起投票,投票内容均为选择题,由会议助理统一编辑投票内容和选项,参会者选择具体选项即可,无需输入汉字。会议助理编辑好后可以发送至参会者终端,大家各自使用终端投票;也可以将投票内容和选项显示至大屏,进行现场投票。投票结束后,会议助理可以将投票结果进行保存,也可以将投票结果显示至大屏幕,让全体人员查看投票结果。

便捷的信息传送:会议过程中会议助理可以通过“发送消息”功能,向全体人员或者某位参会者发送消息,参会者收到消息后,可以选择回复消息。比如开会时,有紧急事件需要领导马上处理,此时,会议助理可以单独向领导发送消息,既不影响会议正常进行,领导又可以及时处理紧急事件。

会议存档:支持会议内容存档,包括会议中使用的会议文件存档、会议结论存档、文件标注存档等,同时,会议助理可在会议结束后对保存的存档内容进行管理。

会议服务:会议服务功能,可以在会议过程中,为参会者提供会议所需的各种服务。例如:参会者需要纸、笔、茶水或者其他的帮助,通过会议服务选项,直接发送消息到管理端,会议助理接收到消息后,可以根据需求为参会者提供帮助。

 
 
 
 
 
 

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